~人より評価される文章術~ Readerくめvol.5

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人より評価される文章術

★どんな本

ビジネスの場において、文章を作成する場面はたくさんあります。
社内外のメールはもちろん、MTGの議事録、資料など、文書を書く機会はたくさんあります。

ただ、こんな経験をされたことはありませんか。

メールの場合
「なかなか相手から返信が返ってこない」「意図した返事が返ってこない」
資料作成の場合
「なかなか言いたいことがまとまらない」「手を付け始めることが遅く作成するまでに時間がかかる」

ビジネスのシーンでは、会話よりも、メールの文書でのコミュニケーションが多くなるので、自分の文章力がそのまま自分の評価につながるといっても過言ではありません。

本書では、ビジネスシーンでの文章力を鍛える方法をエッセンスとしてご紹介します。

★どんな著者

高橋慈子(たかはし しげこ)
株式会社ハーティネス 代表取締役。テクニカルライター。大学卒業後、技術出版社を経て、テクニカルライターとして独立。88年にテクニカルコミュニケーションの専門会社として株式会社ハーティネス設立。企業の製品やサービスの取扱説明書、マニュアルの企画・制作、コンサルティングに携わる。広告の企画・制作、Webサイトの構築や導入教育を
実施。テクニカルライティングのノウハウを活かして、ロジカルライティング、ビジネスライティングの企業研修を提供している。立教大学、慶應義塾大学、大妻女子大学 非常勤講師。

堀内伸浩(ほりうち のぶひろ)
文章コンサルタント。1965年、奈良県生まれ。同志社大学卒業後、食品メーカーを経て、編集プロダクションに転職。数多くの雑誌、書籍、広告等のライティングに携わった後、30歳で独立。現在は書籍やWebの執筆のほか、宣伝会議の文章力養成講座をはじめ、全国の商工会の文章セミナー、企業の文章研修等で講師を務めている。ミッションは、文章を「武器」として使いこなせるビジネスパーソンを増やすこと。

★学び

ロジカルな文章に必須の「論理的思考」とは

人の思考は、放っておくとあちこち迷走してしまいますよね。
私の場合は、転職エージェントの仕事をしているので、「企業様の採用課題の本質は何か」「求める人物像はどんな人か」質問をしているうちに、結局何が問題で、それに対してどう解決していけばよいのか、悩んでしまうことがありました。

要は、頭の中に情報が錯そうしている状態です。
そんな時、散らばっている情報を取捨選択し「筋道を通し状態にまとめ上げる」ことが、論理的思考力と言われています。

では、どのように、その論理的思考力(ロジカルシンキング)を使って考えていけばよいのでしょうか。

今回は、基礎基本でありながらも、意外と日常で考えられていないフレームワークを実践の場でどう活かしていくかを考えてみます。

ロジカルに考える最初のステップは、誰に(WHO)、何を(WHAT)、どのように(HOW)を分析し、書き出すことだと言われています。

WHO/読み手は誰なのか、WHAT/何を伝えるか、HOW/どんな影響を与えたいのか

上記を考えて、読み手と伝えたい目的を分析することができたら、次に文章で組み立てて考えます。

ロジカルに考えるためのロジックツリー

文章を組み立てる際に、ロジックツリーに落としこむことを本書では勧めています。

ロジックツリーとは、頭の中にある考え方を「見える化」するための道具といえるものです。
誰しも一度は見たことがあると思いますが、一番上から、下に階層化、細分化されているものです。いわゆる会社の組織図のようなイメージですね。

トップの大枠の中に、「何を伝えたいのか」という「趣旨」を入れます。
その趣旨を具体的に書き出すことで、それを第2階層では、読み手視点で、読み手が何を求めているか、どう伝えたら説得できるか、を考えます。そして、第3階層では、それを具体的にする方法を書き出していきます。

例えば、会社で上司に提出する日報をあげてみましょう。

WHOは、上司。
WHATは、その日に達成したことと、課題に残ったもの。
HOWは、課題に対してどのように解決しようとしているのか。

上記のように設定したとします。
各項目を整理したうえで、ロジックツリーに落とし込みます。

日報では、上司が必要な情報を再確認しやすいように構成する必要があるので、確認すべきところと、指示を出すところを明確にわける必要があります。

目的(ツリーのトップ)は、「その日の業務を報告し、翌日以降の業務につなげる」こと

その下の階層には、「その日の業務概要」「実施した詳細」「課題と予定」「所感」というブロックで分けて記載をすると、忙しい上司にとっては、内容を理解しやすくなります。

上記のように、日常業務に、WHO/WHAT/HOWと、ロジックツリーを用いて、相手にとってわかりやすい文書を作成してみると良いかもしれませんね。

★こんな人にオススメ

※以下はその本に合わせて変更してください。
・文章力をつけたい人
・論理的思考力を高めたい人
・ビジネス文書の組み立てに課題を感じている人etc…

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