~1分で仕事を片づける技術~ Readerマサトvol.3

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1分で仕事を片づける技術

★どんな本

やってもやっても仕事が片づかない。どんなに頑張っても「忙しい」状態から抜け出せない。自分だけがいつもバタバタしているということに思い当たる節がある人も多いのではないでしょうか。
こんなとき、何より大事なのが、まず1分立ち止まり、仕事の態勢を整えることです。
たった1分で何ができるのか、と疑問に思うかもしれませんが、侮るなかれ、たった1分、時間の使い方を変えるだけで目の前の仕事が片付きます。

1分、作業を続けるよりも、1分、「整理」することに頭を使うだけで、仕事のムダ・ムラを取り除き、最短、最速、最適な仕事の仕方、さらにはコミュニケーションの取り方が見つかります。心も頭もスッキリ整理された状態で仕事に戻れば、結果に繋がり、効率よく動けるようになるということです。
ただし、それにはちょっとしたコツが必要です。そのコツを、1分でできる「仕事の片づけ方」として、本書では紹介しています。

姉妹版『1分で頭の中を片づける技術』と合わせて読むのをオススメします。

「はじめに」※引用
●やってもやっても
 仕事が片づかない
 ナゼ?
●どんなに頑張っても
 “忙しい”から抜け出せない
 ナゼ?
●周りは仕事もプライベートも
 両立できているのに
 ナゼ?
あれもこれも大パニックになっていませんか

●必要な書類が必要な時に出てこない
     ↓ 
  仕事がストップしてしまう
● 話がまとめられない
    ↓
人に仕事を振れず仕事を抱え込むことになる
つまり、仕事(すべきこと)の整理ができれば
結果が出やすくなり、伝わる話ができるようになり、ムダなく、ムリなく、効率よく動けるようになるということ

【たった1分】

仕事を整理する時間をとるだけで仕事に追われる日々から解放され、スッキリ&自由になれます。

「たった1分で仕事が片づくなんて、できるわけない」
と思ったから、手に取ってくださったのかもしれません。
たった1分。確かにそうです。
1分あれば、1分の活用の仕方を知っていれば、
仕事が片づき、確実に生産性も効率も上がり、スピードも速くなります。
1分という時間で、仕事のムダ・ムラを取り除き、
最短、最速、最適な仕事の仕方を見つけることができるのです。

■目次
・第1章 「忙しい」からいつまでたっても解放されない人の共通点
・第2章 時間をかけずに仕事を素早く終える「段取り」の整理術
・第3章 忙しさに振り回されない「時間」の整理術
・第4章 ムダなく効率的に仕事が図る「コミュニケーション」の整理術
・第5章 すぐやる人の「行動」の整理術
・第6章 仕事が早く片づき成果が出る「思考」の整理術

★どんな著者

鈴木 進介
思考の整理家。経営コンサルタント・(株)コンパス代表取締役。1974年生まれ。思考の整理術を使った問題解決支援という独自の手法をとる。25歳で起業後、「経歴なし・金なし・人脈なし・ノウハウなし」の4重苦からスタートしたため、3年以上まともに給与が取れずに挫折続きの生活を送る。その後、思考を整理すれば問題の9割が解決していることに気づき、思考の整理術に開眼。以来、10年以上にわたり研究を独自に重ねて体系化。近年は「思考の整理家」として講演活動や人材教育などにも力を入れている。

★学び

基本的なことの復習や学び直しとして本書を読み始めました。
今まではやれば良いと思っていましたが、やって努力している自分によっていたことに気がつきました。社会に出て評価されるのは、結果であり、努力が評価されるのは、大学生までだと思います。社会人で努力を見られたとしても「頑張ったね」で終わりです。
悔しい時期が私にもありましたし、私は大学時代から成果を出すための技術は学んできたので自信もそこそこありました。しかし結果は思うような結果が出ない毎日だった、そんな時に本書を読み、原因を考えてみました。

私は成果のでない習慣を持っていました。
1章では「忙しい」からいつまでたっても解放されない人の共通点が述べられています。
その共通点は7つに分かれており、私は7つともに当てはまっていました。とても悲しかったです。ただここで気付けたことが大きな成果で、自分でできていると思っていても気がついたらできていなかったり、もっと効率的なことがあるということがあるからです。

1つ例をあげてみると
「仕事は断らずになんでも引き受けてしまう」
この傾向にある人はいつまで経っても忙しい中にいるみたいです。
自分が引き受けることが適切かどうかを考えるのではなく、なんでもやみくもに頑張ってしまうタイプです。周りに喜ばれることは間違いありませんが、すべてを引き受けては時間がいくらあっても足りませんね。

社会人1年目に選ぶ権利はなく、がむしゃらに働いてやりきってやっと必要かどうかを選ぶことができるようになるかと思います。
その中でも、この知識や並行して学んでおくことで、仕事の効率化を狙うことは可能だと思います。私もまだまだ仕事をがむしゃらにする時期ではありますが、これらのことを学びながら仕事も覚えて成長することで長期的な視点が考えて、ただやるよりは成長はするということを学びました。

成果がでる人には特徴的な思考と行動があります。
そのノウハウが本書には記載してあります。

TODOリストのタスク3つに集中

TODOリストは仕事の指針であり、やるべきことが目の前にあり、こなしていくと思います。
このリストにも作り方があります。ただやることを書き出すだけではありません。
1. 自分がすべきこと(行動)をすべてリストアップする
2. 仕事の緊急性と重要性を考慮して、どれからやるか優先順位をつける
ここまでは一般的ですが、本書では3つ目に
3. 自分の仕事か他人の仕事
かという判断軸があります。
優先順位をつけたが、自分でやらなくても済む仕事があるかもしれません。
ぜひこの視点も持って仕事に取り組んでいければと思います。

そして、TODOリストを作成したら、3つに絞り集中リストというものを作成します。
集中リストの作り方は簡単です。
「TODOリスト」の中から上位ベスト3だけをピックアップして「集中リスト」とするだけです。
これは1分ででき、今までやっていたことに対してすぐに実践できるものだと思います。
3つ書き出し、物理的にそのほかのものは視界から消して、3つに集中します。
終わったら次の3つに集中します。日常は集中力を奪うものであふれています。如何にこの3つに集中できるか、仕事を早く終わらせるための鍵になると思います。

すべて仕事を因数分解から始める

大きな仕事やたくさんやることが残っていると何から初めてよいかわからないことがあるかと思います。特に大きな仕事になると何を1番最初にやるべきなのか考えますね。

【考え方】
・大きな仕事は小さな仕事の集合体
と考えることが大切だそうです。

人は大変な仕事に対して普通どう考えるかというと
面倒くさい、なんとなく不安
と思ったりすると思います。
なぜこのような考えになるのか。仕事を「大きなかたまり」のまま捉えてしまうからです。

大きなかたまり =完成形

と考えてしまうから、私にできるのだろうかという不安に駆られ面倒さにつながってしまうという。
しかし、この大きなかたまりも小さい仕事の集まりと考えて1つひとつを見ていくとどうでしょうか。
1つひとつをTODOリスト化して、優先順位を決めていくとうまくいく気がします。
つまり、大きな仕事は手軽な大きさの仕事に因数分解すればよいということがわかります。
これ以上ないくらいのTODOリストにしてみると思ったよりも仕事の全体像を把握しているので、筋道も立てやすくなると思います。

目的と手段を徹底させる

「何のために」を見失っていないかを常に考える。
仕事、仕事ばかり考えていると、数字や成果ばかりに囚われてしまうことがあるかと思います。そして人は考えるのです。「私は何のために仕事をしているのだろう」と。
目的を見失ってしまいます。
成果を出すこと、仕事を効率よくやって結果をだすことが目的になってしまって、その先のことに考えがなくなってしまいます。
成果を出すのも、仕事を効率よくこなすのも手段です。
成果を出したあとにある光景があるから成果を出すために仕事に取り組むと思います。

復習
目的:最終的に達成したいこと、やりたいこと→なぜ?
手段:目的を達成するための手法→どのように?

仕事には、「そもそもこの仕事は、何のためにしているのか」という目的があります。
そもそもの目的を理解していないと行動にブレが生じます。
目的の大切さなど、理解しているよと思う人が多いと思いますし、 私も目的の大切さを学んできていたので、理解をしていました。しかし、忙しくなってくるとこの目的が希薄化してきます。

受注をあげたい→手段
お客様を幸せにする→目的

営業は人を幸せにします。しかし世の中のイメージがあまりよくないのは、必要としている人に必要な時に必要な価値を与えることができていないからです。数字や成果しか見ていないから必要としていない人に売ってしまうのです。だから押し売りなどとなってしまうのです。

仕事ができる人ほど目的と手段が明確に理解ができています。6章の1項目にも記載はありますが、目的がセンターピンとなりこのセンターピンがブレないから行動が効率的で、
分で仕事が片づく思考、行動になるのです。

自分への営業もうまいのということを学びました。

★こんな人にオススメ

・仕事の目的を見失いそうな人
・忙しいが口癖になっている人
・もっと効率的に仕事をしたいと考えている人
・仕事の進め方に不安を持っている人
・成果を残していきたいと考えている人
etc…

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